Việc bên bán huỷ nhầm hoá đơn điện tử tạo ra nhiều rủi ro về thuế và pháp lý cho các bên, đặc biệt là bên mua. Cùng MyVietnamTax tìm hiểu về vấn đề này dưới đây.
1, Quy định của pháp luật
Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”
Tại khoản 1 và 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.…4. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.”
Tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:
“b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”
Như vậy, theo các quy định trên, có thể thấy:
👉 Quy định hiện hành chỉ cho phép hủy hóa đơn trong 2 trường hợp: (1) hóa đơn chưa gửi người mua, (2) hóa đơn dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ nhưng phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt. Đối với các trường hợp khác thì phải xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế theo khoản 2 Điều 9.
👉 Quy định hiện hành không quy định bên bán phải kí biên bản thỏa thuận trước với bên mua về việc hủy hóa đơn.
2, Bên bán hủy hóa đơn sai thì có bị xử phạt gì không?
Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định về các trường hợp được hủy như nêu trên mà chưa có quy định về xử lý các trường hợp hủy sai quy định.
Tại khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành chính (VPHC) lĩnh vực thuế, hóa đơn quy định: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Trường hợp bên bán hủy hóa đơn mà thực hiện đầy đủ thông báo theo mẫu 04/SS thì không bị xem là thực hiện hành vi này, do đó không bị phạt theo quy định trên.
Tóm lại, nếu bên bán hủy hóa đơn đối với các trường hợp không được hủy thì không bị phạt VPHC theo quy định hiện hành.
Tuy nhiên, bên bán có thể bị xử phạt đối với hành vi không lập hoá đơn (nếu về sau vẫn không lập hoá đơn mới) hoặc lập hoá đơn sai thời điểm (nếu lập hoá đơn mới bù lại cho hoá đơn bị huỷ).
3, Xử lý thế nào trong trường hợp hủy nhầm?
Trường hợp 1: Nếu phát hiện nhầm ngay sau khi bấm hủy hóa đơn và chưa gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, có thể liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (T-VAN) để được hỗ trợ khôi phục. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp có thể không hỗ trợ tính năng này.
Trường hợp 2: Nếu phát hiện nhầm khi đã gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, có thể liên hệ cơ quan thuế quản lý để đề nghị không chấp nhận việc hủy hóa đơn. Theo quy định nêu trên, cơ quan thuế sẽ có 01 ngày để xem xét chấp nhận thông báo hủy hóa đơn.
(Cụ thể hơn, theo Điều 13 Quyết định 1447/QĐ-TCT, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc tiếp nhận (Mẫu số 01/TB-KTDL), công chức, Phụ trách bộ phận TTKT, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-SSĐT về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót.)
Trường hợp 3: Nếu cơ quan thuế đã thông báo tiếp nhận việc hủy hóa đơn (theo Mẫu số 01/TB-HĐSS) thì hóa đơn đã hủy không có giá trị sử dụng nữa.
Liên quan đến trường hợp này, tại Công văn 3394/CTLAN-TTHT ngày 11/9/2023, Cục Thuế tỉnh Long An hướng dẫn:
“Căn cứ quy định nêu trên, Cục Thuế hướng dẫn theo nguyên tắc như sau:Trường hợp nếu Công ty phát hiện hủy nhầm hóa đơn điện tử được cấp mã cơ quan thuế đã gửi người mua và Công ty đã gửi thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thì hóa đơn điện tử đó không có giá trị sử dụng theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.Để xử lý sai sót, Công ty liên hệ với người mua để lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điện tử mới có mã của cơ quan thuế và gửi người mua theo hướng dẫn tại Điều 21 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Công ty và người mua hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin trên các hóa đơn đã hủy, hóa đơn lập mới.Công ty và người mua căn cứ vào hóa đơn đã hủy thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.”
Bạn đọc có thể tham khảo xử lý theo hướng nêu trên.
4, Bên mua phải chịu rủi ro gì?
Trong trường hợp bên bán không “phanh” kịp việc hủy nhầm hóa đơn hoặc bên bán cố tình hủy hóa đơn, bên mua có thể phải chịu các rủi ro sau:
📌 Thứ nhất, nếu bên mua phát hiện hóa đơn bị hủy khi đã sang kỳ kê khai khác, bên mua phải kê khai bổ sung để điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào của kỳ gốc (do hóa đơn bị hủy được xác định là hóa đơn không hợp pháp), có thể làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn trả, dẫn đến phải nộp tiền chậm nộp với số thuế tăng thêm/hoàn thừa.
📌 Thứ hai, nếu chỉ đến khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra mới phát hiện hóa đơn bị hủy và không chứng minh được lỗi vi phạm của bên bán thì có thể bị xác định là hành vi trốn thuế (theo khoản 4 Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019) – bị phạt vi phạm hành chính với số tiền tối thiểu là 1 lần tiền thuế hóa đơn (Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Trong tình huống bên mua chứng minh được lỗi do bên bán thì vẫn bị phạt hành vi kê khai sai với mức 20% tiền thuế khai thiếu (Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
5, Bên mua nên xử lý thế nào?
5.1, Biện pháp xử lý
Ngay khi phát hiện hóa đơn bị hủy, bên mua cần liên hệ với bên bán để yêu cầu làm rõ nguyên nhân và nên yêu cầu bên trả lời bằng văn bản. Email/văn bản trả lời của bên bán (hoặc thậm chí là tin nhắn Zalo của người có thẩm quyền của bên bán) sẽ là căn cứ để xác định lỗi của bên bán, giúp bên mua không bị xác định là trốn thuế. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để bên mua yêu cầu bên bán bồi thường thiệt hại phát sinh.Trường hợp bên bán không thiện chí, bên mua có thể tạo sức ép bằng việc thông báo cho bên bán về biện pháp dự kiến như: khiếu nại cấp trên của bên bán (công ty mẹ, trụ sở chính,…), tố cáo với cơ quan thuế về việc bên bán không lập hoá đơn, khởi kiện ra toà án,…
Đối với bồi thường thiệt hại, bên mua áp dụng theo các quy định cụ thể tại hợp đồng giữa hai bên. Trường hợp không có thì áp dụng theo quy định tại Luật Thương mại và Bộ luật Dân sự. Thiệt hại rõ ràng nhất có thể yêu cầu bồi thường là tiền chậm nộp phát sinh ngay khi nộp tờ khai bổ sung. Ngoài ra, nếu hợp đồng có quy định về phạt vi phạm, bên mua có thể áp dụng cả chế tài này.
5.2, Biện pháp phòng ngừa
Để tránh việc phải chứng minh lỗi do bên bán, bên mua có thể thoả thuận để quy định ngay từ đầu trong hợp đồng về việc chỉ được huỷ khi có thoả thuận giữa các bên hoặc sự đồng ý của bên mua. Khi đó, chỉ cần bên bán tự ý huỷ thì được xem là vi phạm hợp đồng và là lỗi của bên bán.Bên cạnh đó, để tránh việc phải chứng minh thiệt hại khi yêu cầu bồi thường, bên mua nên bổ sung vào hợp đồng chế tài phạt đối với bên bán nếu huỷ hoá đơn (kể cả nhầm hay cố ý). Sở dĩ cần quy định rõ trong hợp đồng là vì theo quy định của Luật Thương mại 2005, các bên phải có thoả thuận phạt thì mới có quyền áp dụng phạt (Điều 307). Đồng thời, cũng cần lưu ý mức phạt tối đa không được vượt quá 8% giá trị bị vi phạm (Điều 301).
💬 Nếu có bất cứ thắc mắc nào, các bạn có thể để lại bình luận dưới bài viết này hoặc liên hệ với chúng tôi theo hướng dẫn tại đây để được hỗ trợ.
Ảnh: prostooleh @ Freepilk