Bán hàng trên sàn thương mại điện tử: Khi nào phải lập hoá đơn?

Trong hoạt động thương mại điện tử, một đơn hàng có thể trải qua nhiều mốc thời gian khác nhau như đặt hàng, giao cho đơn vị vận chuyển, giao thành công, thanh toán hoặc hết thời hạn đổi trả. Điều này khiến không ít doanh nghiệp băn khoăn về thời điểm phải lập hóa đơn để vừa phù hợp với quy định pháp luật, vừa phản ánh đúng bản chất giao dịch. Vậy đối với hàng hóa bán qua sàn thương mại điện tử (TMĐT), thời điểm nào mới được xem là thời điểm chuyển giao hàng hóa để lập hóa đơn?

Nguyên tắc chung

Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung) quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu được tiền hay chưa. Quy định này khẳng định rõ yếu tố quyết định không phải là dòng tiền mà là quyền sở hữu hàng hóa.

Đồng thời, theo Điều 62 Luật Thương mại, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc có thỏa thuận khác, quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ bên bán sang bên mua kể từ thời điểm hàng hóa được chuyển giao. Như vậy, về mặt nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn cơ bản gắn trực tiếp với thời điểm giao hàng cho người mua.

Đặc thù của bán hàng qua sàn giao dịch TMĐT

Việc xác định thời điểm giao hàng đối với giao dịch trên sàn TMĐT (như Shopee, Lazada) không còn đơn giản như trong giao dịch truyền thống do những đặc thù nhất định.

Thứ nhất, về hợp đồng, người bán và người mua thường không thỏa thuận trực tiếp về vấn đề giao hàng. Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, bên bán phải cung cấp đầy đủ các điều khoản hợp đồng trước khi khách hàng gửi đề nghị giao kết (đặt hàng). Trên thực tế, tại các sàn TMĐT có chức năng đặt hàng trực tuyến, các bên thường chỉ thống nhất với nhau những thông tin cơ bản về hàng hoá và thanh toán (bên mua gửi đơn đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàng). Đồng thời, các bên đều chấp thuận hệ thống điều khoản chung của sàn khi đăng ký sử dụng dịch vụ. Có sàn cũng hiển thị lại các điều khoản này tại trang rà soát cuối cùng và yêu cầu chấp thuận trước khi đặt hàng. Theo đó, bên bán cần kiểm tra các điều khoản chung này để xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu và lập hóa đơn tại thời điểm này.

Thứ hai, người mua thường có quyền kiểm tra hàng trước khi thanh toán, từ chối nhận hàng và thực hiện đổi trả sau khi nhận hàng. Theo Nghị định 52, điều kiện giao dịch chung của bên bán phải bao gồm: “chính sách hoàn trả, bao gồm thời hạn hoàn trả, phương thức trả hoặc đổi hàng đã mua”. Như đã nêu trên, bên bán thường không có chính sách hoàn trả riêng mà sử dụng điều khoản chung của sàn TMĐT.  Thực tế vận hành cho thấy, đơn hàng TMĐT chỉ được coi là hoàn tất khi đạt trạng thái “giao hàng thành công”, nghĩa là người mua đã nhận hàng và không từ chối. Thậm chí, có trường hợp còn triển khai tính năng cho người mua nhấn "đã nhận được hàng" để làm cơ sở thanh toán cho người bán. Ngược lại, nếu người mua từ chối nhận, đơn hàng sẽ bị hủy và hàng hóa được trả về người bán. Điều này phản ánh rõ bản chất rằng việc giao hàng cho đơn vị vận chuyển chưa làm phát sinh việc chuyển quyền sở hữu.

Vậy nếu hàng hóa đã đến tay người mua, nhưng lại kèm theo quyền được hoàn trả sau một thời gian, thì lập hóa đơn khi nào? Lúc này, nếu điều khoản chung quy định hàng hóa chỉ được chuyển giao sau thời gian này thì kết thúc thời gian này chính là thời điểm chuyển giao để lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế, hàng hóa thường được chuyển giao luôn và người mua vẫn có quyền trả lại khi hàng sai, lỗi. Trong trường hợp này, hoá đơn được lập khi chuyển giao và được thay thế/điều chỉnh khi nhận hàng trả lại. Như vậy, tùy thuộc vào điều khoản về chuyển giao hàng hóa để lập hóa đơn chứ không chỉ dựa trên việc có được hoàn trả hay không.

Về vấn đề này, theo VCCI, hoạt động thương mại điện tử có đặc thù là thời điểm lập hóa đơn (khi giao hàng) thường cách xa thời điểm giao dịch thực sự hoàn tất. Trong khi đó, khách hàng trên các sàn TMĐT thường được trả hàng trong vòng 7–15 ngày, dẫn đến nhiều trường hợp phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn. Vì vậy, VCCI đề xuất hoặc cho phép lập hóa đơn khi hết thời hạn trả hàng, hoặc bổ sung cơ sở pháp lý để điều chỉnh giảm doanh thu khi hàng hóa được trả lại trong thời hạn theo quy định của sàn TMĐT. (theo PLO) {alertInfo}

Đề xuất, khuyến nghị

Từ những phân tích trên, có thể rút ra một số khuyến nghị thực tiễn. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có chức năng đặt hàng, bộ phận kế toán nên kết hợp với bộ phận pháp chế để rà soát thời điểm chuyển giao hàng hóa/chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa tại các điều khoản chung của sàn. Đây là một trong các căn cứ quan trọng để xác định thời điểm lập hóa đơn chính xác.

Một số lưu ý như sau: (i) thời điểm chuyển giao được xác định theo việc giao hàng cho khách hàng, không phải giao cho đơn vị vận chuyển; (ii) có thời gian hoàn trả không đồng nghĩa với việc phải chờ hết thời gian này mới diễn ra việc chuyển giao hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp bán hàng trên các nền tảng số khác như Facebook hoặc Instagram, nếu muốn lập hoá đơn khác thời điểm giao hàng, doanh nghiệp nên đưa quy định về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu vào điều kiện giao dịch chung (gửi cho người mua trước khi “chốt” giao dịch) hoặc hợp đồng. Việc có thỏa thuận với khách hàng về thời điểm này sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ với cơ quan thuế về thời điểm lập hóa đơn.

Tóm lại, nếu pháp luật không có quy định khác, thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa 2 bên, về chuyển quyền sở hữu hoặc về chuyển giao hàng hóa. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bán qua sàn thương mại điện tử thì thường bị phụ thuộc vào điều khoản chung của sàn. Vì vậy, cần xem xét các điều khoản này trước khi lập hóa đơn. 

Ảnh: Freepik