Thắt chặt việc lập và sử dụng hoá đơn bán cho người tiêu dùng

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung quy định mới về ghi hoá đơn khi người mua không cung cấp thông tin cũng như việc sử dụng hoá đơn này với bên mua. Việc hiểu chính xác quy định này sẽ giúp cả bên bán và bên mua hạn chế được rủi ro phát sinh.

1. Tóm tắt quy định mới 

Theo quy định tại tiết b điểm 4 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nghị định 254) về tiêu thức trên hóa đơn, khi người mua không cung cấp các thông tin định danh cá nhân (tên, địa chỉ hoặc số định danh cá nhân), người bán phải lập hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Như vậy, đây là lần đầu tiên có hướng dẫn chính thức về cách ghi hoá đơn cho trường hợp người mua không cung cấp thông tin.

Tiêu thức bắt buộc mới này giúp phân biệt giữa các giao dịch với cho người tiêu dùng (không dùng cho kinh doanh) và với đơn vị kinh doanh. Trên cơ sở đó, Nghị định đã đưa thêm quy định không cho phép tổ chức (nói chung) và hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng hoá đơn không có thông tin người mua hoặc xuất cho người tiêu dùng để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

2. Phân tích khái niệm “người tiêu dùng”

Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 đưa ra một định nghĩa rộng: người tiêu dùng bao gồm cả cá nhân và tổ chức mua hàng cho mục đích sinh hoạt, tiêu dùng và không vì mục đích thương mại.  Ví dụ tiêu biểu về tổ chức trong trường hợp này là các cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, xét trong cấu trúc của quy định tại Nghị định 254, có thể thấy đối tượng “người tiêu dùng” tại tiết b đang hướng tới là cá nhân. Có hai lý do chính như sau:

- Các tổ chức là người tiêu dùng chủ yếu là cơ quan nhà nước - đơn vị có quan hệ với ngân sách - đã được quy định tại tiết a.

- Tại điểm b xem xét 2 trường hợp người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân hoặc không cung cấp. Như vậy, có thể hiểu là đối tượng tổ chức đang không được quy định tại điểm này.

Tóm lại, quy định hoá đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng” có khả năng cao chỉ áp dụng với người tiêu dùng là cá nhân không cung cấp thông tin.

3. Các trường hợp miễn thể hiện thông tin người mua

Một điểm cần lưu ý là không phải mọi giao dịch với người tiêu dùng đều phải ghi dòng chữ “Bán cho người tiêu dùng”. 

Các trường hợp đã được quy định đặc thù tại điểm 9 của Phụ lục (như bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ xăng dầu cho cá nhân, hoặc các loại vé, tem, thẻ điện tử) vốn đã được miễn ghi tên, địa chỉ, số định danh của người mua (không phân biệt người mua có cung cấp hay không). Các trường hợp không được miễn mới cần phải quan tâm tới việc có hay không thông tin người mua.

Tại tiết b điểm 4 Phụ lục cũng đã tách riêng 02 trường hợp “hoá đơn không có thông tin người mua” và “hoá đơn xuất cho người tiêu dùng”. 

Vì vây, theo logic đó, các trường hợp tại điểm 9 cũng sẽ không cần ghi “Bán cho người tiêu dùng”. 

4. Quy định mới về hạch toán chi phí

Điểm mới và cũng là quy định mang tính thắt chặt hơn tại Nghị định này chính là: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng sẽ không có giá trị để các tổ chức và hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng làm căn cứ "hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế".

Trước đây, một số loại hóa đơn đặc thù như vé xe khách (phục vụ đi công tác) vẫn có thể được chấp nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Cơ chế thoáng này có được là do pháp luật thuế TNDN chỉ yêu cầu hoá đơn theo quy định trong khi quy định về hoá đơn lại miễn ghi cho một số trường hợp. 

Tuy nhiên, quy định mới đã chính thức đóng lại cơ chế này. Mọi khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ bắt buộc phải có hóa đơn ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị kinh doanh.

5. Khuyến nghị cho đơn vị kinh doanh

Để thích ứng với quy định mới, các cơ sở kinh doanh và người lao động cần thực hiện ngay các giải pháp sau:

* Đối với bên bán: Cần chủ động đề nghị khách hàng cá nhân cung cấp thông tin định danh ngay tại thời điểm lập hóa đơn. Đồng thời, nên đưa vào hợp đồng mẫu/điều kiện giao dịch chung và thông báo rõ ràng cho khách hàng về quyền từ chối điều chỉnh hóa đơn nếu khách hàng không cung cấp thông tin kịp thời, nhằm tránh phát sinh thủ tục hủy/lập lại hóa đơn gây mất thời gian cho bộ phận kế toán.

* Đối với bên mua: Doanh nghiệp cần đưa vào quy định nội bộ yêu cầu nhân viên khi thực hiện các khoản chi phục vụ công ty (mua văn phòng phẩm, đi lại, tiếp khách...) bắt buộc phải đề nghị bên bán xuất hóa đơn ghi đúng và đầy đủ thông tin doanh nghiệp.

* Quản trị rủi ro: Tuyệt đối không chấp nhận các hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng” hoặc hóa đơn trắng thông tin người mua cho các khoản chi của doanh nghiệp, vì chúng sẽ bị loại hoàn toàn khi quyết toán thuế TNDN.

Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định về hóa đơn không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là công cụ quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh các rủi ro tài chính không đáng có.