Quy chế nội bộ có cần yêu cầu Giấy đi đường để chứng minh công tác phí?

Trong nhiều năm, "Giấy đi đường" gần như được xem là một phần mặc định của hồ sơ công tác phí tại nhiều doanh nghiệp. Không ít kế toán viên vẫn mặc nhiên coi đây là giấy tờ bắt buộc nếu muốn chi phí công tác được chấp nhận khi tính thuế. Tuy nhiên, hướng dẫn gần đây của cơ quan thuế cho thấy cách hiểu này không hoàn toàn chính xác.

Từ hướng dẫn của thuế địa phương

Tại Công văn 4248/KHH-QLDN2, Thuế tỉnh Khánh Hòa hướng dẫn rằng nếu doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định tại điểm h khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì được trừ chi phí mà không bắt buộc phải có Giấy đi đường.

Điều này thực chất không phải là một quy định mới mà chỉ là sự làm rõ pháp luật hiện hành. Thông tư 99/2025/TT-BTC đã không còn ban hành mẫu Giấy đi đường. Đồng thời, Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng không đặt ra yêu cầu phải có loại chứng từ này trong hồ sơ chi phí công tác.

Nói cách khác, cả pháp luật kế toán và thuế hiện nay đều không quy định Giấy đi đường là điều kiện để một khoản công tác phí được hạch toán vào chi phí.

Không phải vấn đề mới

Thực tế, ngay cả các quy định trước đây như Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung cũng không yêu cầu doanh nghiệp phải có Giấy đi đường.

Đối với trường hợp người lao động tự thanh toán chi phí công tác rồi được doanh nghiệp hoàn trả, văn bản này chỉ yêu cầu "có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác". Không có quy định nào yêu cầu phải kèm theo Giấy đi đường. Từ trước đến nay cũng không xuất hiện công văn thuế nào xác định đây là chứng từ bắt buộc.

Vậy vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn tin rằng thiếu Giấy đi đường sẽ bị loại chi phí? Một nguyên nhân quan trọng là Thông tư 200/2014/TT-BTC có ban hành mẫu chứng từ kế toán "Giấy đi đường". Tuy nhiên, bản thân thông tư này cũng quy định đây chỉ là mẫu tham khảo trong hệ thống chứng từ kế toán, không phải mẫu bắt buộc áp dụng. Bên cạnh đó, Thông tư 40/2017/TT-BTC áp dụng đối với khu vực nhà nước lại quy định hồ sơ thanh toán công tác phí phải có Giấy đi đường được cơ quan nơi đến công tác hoặc cơ sở lưu trú xác nhận. Sự tồn tại song song của các quy định này khiến không ít doanh nghiệp triển khai theo hướng "thừa còn hơn thiếu".

Phân tích cặn kẽ hơn, có thể thấy "Giấy đi đường" trong thực tế chủ yếu có chức năng: chứng minh người lao động thực sự có mặt tại địa điểm công tác. Đây là bằng chứng về tính thực tế của khoản chi, rất hợp lý để chứng minh đáp ứng điều kiện "thực tế phát sinh" của chi phí được trừ.

Vậy tại sao cơ quan thuế lại không bắt buộc Giấy đi đường? Có thể nhìn nhận từ nhiều góc độ. Thứ nhất, hóa đơn và chứng từ của bên cung cấp dịch vụ (như đi lại, chỗ ở) đã phần nào đó chứng minh tính có thực của chuyến công tác. Thứ hai, xét về khả năng kiểm soát, Giấy đi đường nhìn chung còn dễ làm khống hơn hóa đơn - đặc biệt là khi chỉ yêu cầu xác nhận nội bộ (ví dụ chi nhánh khác trong cùng doanh nghiệp). Thứ ba, mỗi loại hoạt động công tác lại có những đặc thù chứng từ rất khác nhau nên rất khó xây dựng một danh mục hồ sơ bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp.

Vì vậy, pháp luật thuế chỉ đặt ra nguyên tắc chung là chi phí phải có "thực tế phát sính". Nếu cơ quan thuế phát hiện và chứng minh được chứng từ được dựng lên để hợp thức hóa nghiệp vụ không có thật thì khoản chi vẫn có thể bị loại.

Nhu cầu kiểm soát của chính doanh nghiệp

Điều đáng chú ý là việc duy trì Giấy đi đường tại nhiều doanh nghiệp hiện nay xuất phát từ chính nhu cầu quản trị nội bộ. Một tập đoàn lớn có thể phát sinh hàng chục nghìn chuyến công tác mỗi năm. Ban lãnh đạo cần đảm bảo người lao động đi đúng mục đích, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí. 

Có lẽ đây cũng là lý do cơ quan thuế chỉ tập trung vào những yêu cầu mang tính nguyên tắc, tận dụng chính "gọng kìm" của doanh nghiệp. Nghị định 320/2025/NĐ-CP hiện nay chỉ quy định: nếu người lao động tự thanh toán rồi đề nghị hoàn ứng thì phải "có quyết định hoặc văn bản cử đi công tác"; nếu doanh nghiệp khoán chi công tác phí thì việc chi trả phải "thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp".

Một số người đặt câu hỏi: nếu doanh nghiệp tự xây dựng hồ sơ khống đối với các khoản khoán chi không cần hóa đơn thì sao?

Trên thực tế, cơ quan thuế vẫn có nhiều công cụ kiểm tra khác. Dữ liệu có thể được đối chiếu với chứng từ chi tiền mặt, sao kê ngân hàng, hồ sơ công tác, dữ liệu chấm công hoặc các tài liệu vận hành khác. Ngoài ra, việc dựng hồ sơ công tác giả thường đòi hỏi sự phối hợp của chính người lao động được ghi nhận là đi công tác. Điều này tạo ra những rủi ro không nhỏ cho doanh nghiệp, đặc biệt là việc có thể bị chính nhân viên tố cáo các gian lận với cơ quan chức năng.

Bài toán của kế toán trưởng và CFO

Với các phân tích nêu trên, có thể thấy điều khó không nằm ở việc cơ quan thuế có yêu cầu hay không. Bài toán hóc búa cho kế toán trưởng/CFO là xây dựng được quy định nội bộ có mức độ kiểm soát phù hợp.

Nhiều doanh nghiệp vô tình tự làm khó mình khi đưa vào quy chế quá nhiều loại chứng từ bắt buộc nhưng lại không đủ nguồn lực để thu thập và lưu trữ đầy đủ. Khi thanh tra hoặc kiểm tra thuế diễn ra, chính những yêu cầu nội bộ không được tuân thủ lại trở thành điểm yếu trong hồ sơ.

Vì vậy, câu hỏi không nên là "có nên bỏ Giấy đi đường hay không?", mà nên là "doanh nghiệp có thật sự cần Giấy đi đường để phục vụ quản trị hay không?".

Nếu hoạt động công tác tương đối đơn giản, chẳng hạn nhân viên chỉ di chuyển giữa trụ sở chính và các chi nhánh, đã có dữ liệu chấm công hoặc hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ xác nhận, việc bỏ hoàn toàn Giấy đi đường là lựa chọn hợp lý. Ngược lại, với các doanh nghiệp có hoạt động công tác phức tạp như tư vấn khách hàng, khảo sát thị trường, quản lý dự án tại nhiều địa điểm hoặc công tác nước ngoài, việc kiểm soát vẫn là cần thiết. Tuy nhiên, công cụ kiểm soát không nhất thiết phải là chứng từ giấy.

Thực tế, từ nhiều năm trước đã xuất hiện các mô hình thay thế. Cục Thuế Hà Nội từng chấp nhận hình thức phê duyệt công tác trên phần mềm nội bộ thay cho quyết định/văn bản giấy cử đi công tác. Viettel cũng từng đề xuất với Tổng cục Thuế giải pháp xác nhận thời gian và địa điểm công tác thông qua hệ thống định vị GPS cài trên điện thoại của người lao động thay cho xác nhận bằng giấy của đơn vị nơi đến công tác.

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, các hình thức như phê duyệt điện tử, check-in (bao gồm cả chụp ảnh check-in) có định vị GPS hoàn toàn có thể mang lại hiệu quả kiểm soát cao hơn, đồng thời giảm đáng kể chi phí hành chính.

Kết luận

Giấy đi đường hiện không phải là chứng từ bắt buộc theo quy định thuế đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua việc kiểm soát tính thực tế của các khoản công tác phí.

Thay vì duy trì một loại chứng từ chỉ vì thói quen, kế toán trưởng và CFO nên nhìn nhận vấn đề dưới góc độ quản trị: Thuế không cần, còn doanh nghiệp của mình có cần không?