Chi phí điện, nước trả cho bên cho thuê có cần hoá đơn không?

Câu hỏi: 

Công ty tôi thuê văn phòng của Công ty B với giá 50 triệu đồng/tháng. Hợp đồng quy định công ty tôi tự trả tiền điện, nước theo số phát sinh. Tuy nhiên, các hóa đơn điện, nước hàng tháng vẫn mang tên Công ty B (chủ tòa nhà). Chúng tôi có cần yêu cầu Công ty B lập hoá đơn để có cơ sở ghi nhận chi phí được trừ không?

Trả lời:

I, Quy định pháp luật liên quan

Tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định:

"14. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện, nước do chủ sở hữu là tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh;

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh."

(Lưu ý: So với Thông tư 78/2014 trước đây, quy định trên bổ sung trường hợp chủ sở hữu địa điểm cho thuế là tổ chức)

Tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

"Điều 14. Nguyên tắc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng

1. Giá tính thuế đối với các loại hàng hóa, dịch vụ quy định tại Mục này:

a) Bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá hàng hóa, dịch vụ mà cơ sở kinh doanh được hưởng.

b) Không bao gồm các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính."

Tại điểm c khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về trường hợp không phải lập hoá đơn:

"8. Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, bao gồm:

...c) Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính."

II, Cách thức xử lý

Căn cứ các quy định trên, đối với trường hợp bên sử dụng điện, nước không thanh toán tiền điện, nước trực tiếp cho nhà cung cấp điện, nước mà thanh toán qua bên thứ ba (bên cho thuê địa điểm SXKD, đối tác vận hành,...):

1, Về thuế GTGT và hóa đơn đối với bên thu tiền:

Bước 1: Trả lời câu hỏi "Việc thu tiền điện, nước của bên thứ ba có phải là khoản thu hộ không?"

Pháp luật không có định nghĩa cho hoạt động "thu hộ" nói chung. Tuy nhiên, có thể tham khảo từ pháp luật chuyên ngành khác về bản chất của "thu hộ".

Xem một số quy định liên quan

Pháp luật về ngân hàng, cụ thể là Thông tư 15/2024/TT-NHNN, có quy định về dịch vụ thu hộ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (tiêu biểu là các ngân hàng) như sau:

"Dịch vụ thu hộ là việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện ủy nhiệm của bên thụ hưởng thu tiền của bên trả tiền trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản giữa tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và bên thụ hưởng."

Bộ luật Dân sự tại Điều 565 cũng quy đinh:

"Điều 565. Nghĩa vụ của bên được ủy quyền

1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.

...

5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật."

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán doanh thu:

"4. Doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba, ví dụ:

...

- Số tiền người bán hàng đại lý thu hộ cho bên chủ hàng;

- Các trường hợp khác như các khoản doanh nghiệp đã thu từ khách hàng nhưng khách hàng không sử dụng để thanh toán cho các hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mà dùng để thanh toán cho các đối tác khác về các khoản như: ủng hộ nhân đạo, thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ do bên thứ ba cung cấp,... theo quy định của pháp luật."

Từ các quy định này có thể rút ra một số đặc điểm cần có của "thu hộ" như sau:

🔹 Bên thứ ba thực hiện trên cơ sở ủy quyền/ủy nhiệm của bên thụ hưởng thu tiền của bên trả tiền (tiêu biểu là bên bán ủy quyền cho bên thứ ba thu tiền bán hàng của bên mua)
🔹 Có thỏa thuận thu hộ rõ ràng giữa bên thụ hưởng và bên thứ ba thu hộ
🔹 Giao lại đầy đủ số tiền thu hộ cho bên thụ hưởng
🔹 Không được hạch toán vào doanh thu của bên thứ ba.{alertInfo}

Đối chiếu với trường hợp thu tiền điện, nước, cần kiểm tra các điều kiện nêu trên như sau:

🔹 Bên thứ ba (chẳng hạn bên cho thuê địa điểm) có được ủy quyền/ủy nhiệm của nhà cung cấp điện, nước (công ty điện lực, nước sạch) để thu hộ tiền điện, nước của doanh nghiệp trực tiếp sử dụng điện, nước không?

🔹 Có thỏa thuận thu hộ giữa nhà cung cấp điện, nước và bên thứ ba không?

🔹 Bên thứ ba có buộc phải thu đúng số tiền điện, nước phát sinh và nộp lại cho nhà cung cấp điện, nước không?

🔹 Tiền điện, nước có được để ngoài doanh thu của bên thứ ba không?

👉 Nếu toàn bộ câu trả lời đều là "Có" thì đây là "thu hộ". Tuy nhiên, với điện và nước thì hầu như không phát sinh tình huống này.

Bước 2: Lập hóa đơn và tính thuế GTGT trên cơ sở Bước 1.

▶ Nếu có thu hộ: Bên thứ ba thu hộ không phải lập hóa đơn đối với số tiền thu hộ (theo Nghị định 254) và không phải tính vào giá tính thuế (Nghị định 181).

▶ Nếu không thu hộ: Bên thứ ba có thể phải xem đây là doanh thu của mình (mua lại từ nhà cung cấp và bán lại), phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT như thông thường.

2, Về thuế TNDN đối với bên trả tiền:

Nghị định 320 quy định nguyên tắc chung để ghi nhận chi phí được trừ là: Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Nghị định 320 cũng có quy định đặc thù cho trường hợp "những hợp đồng điện, nước do chủ sở hữu là tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước" thì không cần hóa đơn nếu "thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh".

Như vậy, có 2 tình huống sau:

▶ Nếu thuê địa điểm SXKD của tổ chức ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước: Thực hiện theo 2 trường hợp đã được quy định rõ tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

▶ Nếu không thuê địa điểm SXKD mà vẫn phát sinh trả tiền điện, nước cho bên thứ ba không phải nhà cung cấp điện, nước (chẳng là bên vận hành trạm sạc trong Công văn 6656/CT-QLNT của Cục Thuế): 

+ Nếu là bên thứ ba thu hộ: Không cần hóa đơn của bên thu hộ mà cần hóa đơn của nhà cung cấp điện, nước (do không có quy định đặc thù để được miễn hóa đơn trong tình huống này).

+ Nếu là bên thứ ba không thu hộ: Cần có hóa đơn của bên thứ ba.